Καθημερινά οι φορείς του Δημοσίου βάζουν στο αρχείο τους έγγραφα, παραστατικά, καταστάσεις, που χρησιμοποιούνται για τις διοικητικές τους διαδικασίες. Όλη αυτή η χαρτούρα συγκεντρώνεται και στοιβάζεται σε υπόγεια, ντουλάπες και γραφεία, που συχνά κλειδώνονται και ξεχνιούνται. Η σκόνη, η υγρασία, οι λανθασμένες πρακτικές αποθήκευσης ή χειρισμού, η άγνοια και η αχρηστία απειλούν συχνά τα αρχεία των δημοσίων φορέων, που σήμερα εκτιμάται ότι καταλαμβάνουν 1,6 εκατ. κιβώτια.

Ολόκληρα κτήρια του Δημοσίου έχουν μετατραπεί σε φαντάσματα, καθώς φιλοξενούν σωρούς εγγράφων, φακέλων, κιβωτίων. Ένα αρχειακό υλικό ατάκτως ερριμμένο, που θα μπορούσε να είναι «θησαυρός», αν ήταν καταγεγραμμένο, συστηματοποιημένο και ταξινομημένο κατάλληλα. Υπό τις παρούσες συνθήκες, όμως, ο συνεχώς αυξανόμενος όγκος του καθιστά αδύνατη τη διαχείριση και αποθήκευσή του.

Το πρότζεκτ «αρχεία σε τάξη» δεν είναι εύκολο, ήρθε όμως η στιγμή να μπει σε εφαρμογή. Πάνω από 1,4 εκατ. κούτες γεμάτες ευαίσθητο αρχειακό υλικό θα καταγραφούν, θα μεταφερθούν και θα φυλαχθούν κατάλληλα για έως τρία χρόνια. Το έργο με τίτλο «Υπηρεσίες εγκιβωτισμού, καταγραφής, μεταφοράς, ασφαλούς φύλαξης και ασφαλούς διαχείρισης αρχείου δημοσίων φορέων», που χρηματοδοτείται από το Ταμείο Ανάκαμψης, έχει προϋπολογισμό 32.255.000 ευρώ χωρίς ΦΠΑ. Προβλέπεται και δικαίωμα προαίρεσης ως 16.127.500 ευρώ. Αναθέτουσα αρχή θα είναι η Κοινωνία της Πληροφορίας, η οποία έβγαλε σε διαβούλευση μέσω ΕΣΗΔΗΣ το τεύχος διακήρυξης.

Με απλά λόγια, ο κύριος τρόπος για να διατηρηθεί το έγχαρτο αρχειακό υλικό των δημοσίων φορέων, είναι η όσο το δυνατόν καλύτερη φύλαξη του χαρτιού, της περγαμηνής ή όποιου άλλου μέσου φέρει τυπωμένη την πληροφορία. Στο πλαίσιο του έργου, ο συνολικός όγκος αρχείου θα εγκιβωτιστεί σε 1.440.000 κιβώτια, κατάλληλων προδιαγραφών, ώστε να προστατεύεται από κάθε είδους φθορά.

Αρχειοθέτηση με barcodes

Η αρχή είναι το ήμισυ του παντός. Για αυτό στην πρώτη φάση του έργου, η οποία βάσει χρονοδιαγράμματος διαρκεί δύο μήνες, ο ανάδοχος θα εκπονήσει μελέτη αρχειοθέτησης. Σε αυτή θα αποτυπώσει λεπτομερώς τη μεθοδολογία που θα ακολουθήσει, καθώς και οδηγό ορθής αρχειοθέτησης, με οδηγίες και καλές πρακτικές για την οργάνωση και αρχειοθέτηση του αρχείου από τους ίδιους τους δημόσιους φορείς.

Το αρχειακό υλικό θα παραλαμβάνεται τμηματικά από τους χώρους όπου βρίσκεται σήμερα και θα μεταφέρεται για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις του αναδόχου. Βάσει των προβλέψεων του τεύχους του ανοιχτού δημόσιου διαγωνισμού, ο ανάδοχος υποχρεούται να διαθέτει κατά το πρώτο εξάμηνο της συνολικής διάρκειας της σύμβασης, ποσοστό 50% των συνολικών ζητούμενων θέσεων φύλαξης του αρχειακού υλικού, δηλαδή 720.000, και το υπόλοιπο 50% έναν χρόνο μετά.

Όλες οι κούτες θα φέρουν αυτοκόλλητο barcode, που ουσιαστικά κωδικοποιεί όλες τις σχετικές με το περιεχόμενό τους πληροφορίες. Οι δημόσιοι φορείς θα έχουν τη δυνατότητα onlineνα αναζητήσουν άμεσα, να ζητήσουν την ψηφιοποίηση ή να ανακαλέσουν αρχεία τους μέσω ειδικής εφαρμογής. Παράλληλα, το έργο θα ανοίξει τον δρόμο για τη στοχευμένη ψηφιοποίηση εγγράφων και την άντληση δεδομένων επ’ αυτών.

Για τους παραπάνω λόγους, θα αναπτυχθεί μια e-αποθήκη αρχείων, μία ηλεκτρονική πλατφόρμα δηλαδή, προσβάσιμη από τον εκάστοτε φορέα, όπου θα καταχωρούνται όλες οι πληροφορίες για το κάθε αρχείο, δηλαδή το όνομα του φορέα, η διεύθυνση, το τμήμα, η περιγραφή, ημερομηνίες κλπ., καθώς και τα barcodes που τα συνοδεύουν.

Στο πλαίσιο των υπηρεσιών διαχείρισης που θα προσφέρει ο ανάδοχος, θα πρέπει να μπορεί να ανακτά και να παραδίδει (φυσική παράδοση), εφόσον του ζητηθεί, στην αναθέτουσα αρχή, συγκεκριμένο αρχείο (κούτα ή φάκελο). Το μέγιστο πλήθος των ανακτήσεων ανά έτος θα ανέρχεται σε 100.000 και βάσει του όγκου των υπό φύλαξη κιβωτίων. Αυτό σημαίνει ότι όταν τα κιβώτια θα είναι 800.000, το μέγιστο πλήθος των ετήσιων ανακτήσεων θα είναι 50.000, ενώ όταν αυτά φτάσουν τα 1.440.000, τότε θα πιάσει το «ταβάνι» των 100.000 ετησίως.

Τα στελέχη του εκάστοτε δημοσίου φορέα θα μπορούν να υποβάλλουν ηλεκτρονικά αιτήματα για ανάκληση των αρχείων τους (φακέλων, κλασέρ, κιβωτίου). Οι ανακλήσεις μπορούν να φτάσουν στη διάρκεια του έργου τις 100.000 και η παράδοση στον φορέα θα πρέπει να γίνεται εντός 72 ωρών από την κοινοποίηση του αιτήματος.

Ψηφιοποίηση on demand

Ακόμη, οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες θα έχουν τη δυνατότητα να ζητούν, υποβάλλοντας ηλεκτρονικό αίτημα, την ψηφιοποίηση ενός αρχείου, το οποίο ο ανάδοχος θα πρέπει να παραδίδει στην αναθέτουσα αρχή εντός επτά εργάσιμων ημερών. Τα ψηφιοποιημένα έγγραφα θα είναι σε μορφή pdf.

Στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνονται κι άλλες υπηρεσίες διαχείρισης αρχείου,  όπως υπηρεσίες καταστροφής, ad-hoc ψηφιοποίησης, καταχώρησης μετα-δεδομένων, ψηφιακής διαχείρισης ψηφιοποιημένων αρχείων.

Η συνολική διάρκεια του έργου ανέρχεται σε 40 μήνες, με τον εγκιβωτισμό, τη μεταφορά και την καταγραφή να ξεκινούν βάσει χρονοδιαγράμματος από τον τρίτο μήνα και να διαρκούν ένα έτος.